Informationen zur Mietkautionsverwaltung

Als Hausverwaltung bzw. Wohnungsunternehmen/Verwaltungsgesellschaft sind wir verpflichtet, Kautionsleistungen unsere Mieter getrennt vom eigenen Vermögen anzulegen. Bei der Vielzahl an Objekten entstanden uns dabei in der Vergangenheit immer erhebliche Verwaltungskosten. Mit der zertifizierten und webbasierten Software S-ACCOUNT der FIO Systems AG und unseres Kooperationspartners, der Sparkasse Krefeld, erledigen wir die gesamte Kautionsbearbeitung seit September 2025 nun effizient online und nach den Vorgaben des BGB.

Da S-ACCOUNT als webbasierte Anwendung konzipiert wurde, waren keine separaten Installationen auf Arbeitsplatzebene notwendig und zusätzlich machte die intuitive Bedienung über einen aktuellen Internetbrowser langwierige Schulungsmaßnahmen überflüssig. Das mandantenfähige S-ACCOUNT ermöglicht die automatisierte Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit virtuellen Konten und erfüllt nationale und internationale Standards. Dabei werden die elektronischen Tagesauszüge und Zahlungsverkehrsdateien automatisch verarbeitet. S-ACCOUNT übernimmt zudem alle relevanten Personen- und Objektdaten aus unsere hausintern eingesetzten ERP-/Verwaltungssoftware automatisch und eröffnet parallel ein dazugehöriges virtuelles Konto.

Die Abwicklung der virtuellen Konten erfolgt über ein Mietkautionssammelkonto und somit entfällt die Verwaltung von jeweils einem dedizierten Mietkautionskonto pro Mieter. Jeder Mieter erhält über S-ACCOUNT seine eigene virtuelle Mietkautionskontonummer für die Buchung seiner Umsätze. Die Umsätze werden auf dem Sammelkonto den virtuellen Konten automatisch und rechtssicher zugeordnet. Selbstverständlich sind alle Kautionen/Zahlungen zudem durch das Sicherungssystem der Sparkassen-Finanzgruppe abgesichert. Nach einem erfolgten Überweisungseingang, z.B. eines Kautionsbetrages, wird die Buchung automatisch dem virtuellen Konto des Mieters zugeordnet und wir als Hausverwaltung werden zeitgleich über den Zahlungseingang informiert.

Neben der Verwaltung aller Kautionskonten bilden wir weitere unserer kautionsspezifischen Geschäftsprozesse mittels S-ACCOUNT ab:

• Überwachung des Geldflusses (Zahlungseingang/Zahlungsausgang) auf den Kautionskonten
• Zins- und Steuerberechnung sowie -buchung
• Erstellung von Steuerbescheinigungen
• Rückzahlung von Kautionen
• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
• Unterstützung der Kommunikation zum Mieter
• Detaillierte Protokollierung aller Vorgänge
• Verwaltung von Berechtigungen und Historiendaten